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缘起

  • 加入怼圈后，小伙伴邮件处理量猛增，一时不知如何下手。
  • 看到大妈能有条不紊的处理海量邮件，@zoejane 在 邮件列表 [DU:268] [ANN]预约[DU1wd6zoom] 议题嗯哼 提议大妈在zoom会议里给大家演示日常邮件处理 （附：会议纪要）
  • 大妈在邮件列表回复中给出了之前在 WPS 做关于邮件使用 的内部培训的录音 下载 在线收听
  • 更多资源，详见大妈写的 Gmail 生活指南，很多细节的东西，这里都一步步说清楚啦

录音笔记

为什么用邮件

  • 信息永久存档，形成证据，且不易伪造
  • 成本极低，非常基础的服务
  • 渗透互联网所有服务，跨境使用也方便

工作中为什么要使用邮件

  • 口头传达信息传达易变形，时间隔久了也说不清。留下黑纸白字文本证据。
  • 可以方便的让所有人知道所有事。

为什么要使用 Gmail

  • 不要用史前工具管理现代信息，你的习惯也会被工具固化。
    • 分类是为了能找到邮件。但在大量邮件下分类没什么用，而且容易选择困难。不如使用自动标签 + 搜索。
  • 快捷
    • keyboard shortcut
  • 智能
    • filter 自动标签
    • 邮件自动线索合并
    • 垃圾邮件识别好
  • 搜索快
    • 实时高效
    • 三个以上关键词，没有搜不到的（如时间/人/内容关键词）
  • 跨平台

Gmail 使用 Tips

早上先做关键事情，先不处理邮件

使用keyboard shortcut，快速标记

  • 5-15分钟，一百多封邮件全处理
  • 两个按键批量存档一百多封邮件，无负担
  • 方便随时清空收件箱，压力小
  • 鼠标慢，每封邮件多个几秒，几千封邮件多的时间很惊人

不删邮件

  • 不删邮件，信息永久留存。
  • 存储空间无限，不用担心空间管理。

自动化

  • 使用filter自动标签。
  • 同质化的东西，批量处理，自动化搞定。

内容完备

  • 讲清楚来龙去脉。
  • 即使转发给第三人，别人也能清楚了解这件事情。
  • 站在对方角度思考。

礼仪

  • 内容不要只是“RT”两字
  • 不要使用HTML信纸
  • 使用UTF-8
  • 不要把所有重要内容都放附件里，别人可能和你不是一个系统/没有这个软件，接收不到正确信息

心态

  • 重要的信息总会让你知道。比如面谈/电话…
  • 漏了邮件也不会怎么样。
  • 淡定

小结

TODO

  • 学习使用Gmail的keyboard shortcut
  • 创建相关的filter自动分类
  • 清空收件箱
  • 整理相关邮件使用讨论，写成 wiki

以上如有错漏之处，还请小伙伴们共同讨论与增补。

Timelog

  • 本文初稿用时约30mins。利用刚下班的时间，将手写草稿转文字，使用手机自带拼音输入法。
  • 添加缘起部分，增补相关链接，发布，耗时约30mins。利用下班路上时间，使用蓝牙键盘。